Ihr Büro verliert jede Woche einen ganzen Arbeitstag an Papierkram.
Ich bin Alexander Voth. Ich finde heraus, wo in Ihrem Büro Zeit verloren geht, richte KI-Workflows ein, die diese Arbeit übernehmen, und schule Ihr Team, damit die Lösungen im Alltag auch laufen.
10,5 hpro Woche zurück — im Beispiel rechts nachgerechnet
- 21 Jahre IT-Praxis
- Selbst getestet, dann gezeigt
- Auch mal ein Nein zu KI
Drei Schritte, in dieser Reihenfolge.
Ohne Schritt eins wird automatisiert, was niemand braucht. Ohne Schritt drei nutzt es im Alltag keiner.
- 01
Finden, wo Zeit verloren geht
Ich schaue mir Ihre Abläufe an: Postfach, Eingangsrechnungen, Ablage, Termine, Telefon. Danach wissen wir, welche Aufgaben wirklich Stunden kosten und welche nur laut sind.
Analyse vor Ort oder per Bildschirm - 02
Abläufe einrichten, die das übernehmen
Ich baue die Workflows: vorsortiertes Postfach, ausgelesene Rechnungen, automatische Ablage, Mahnwesen, Terminbestätigungen, KI-Telefonassistent. Ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht.
Erste Ergebnisse in Tagen, nicht Monaten - 03
Team schulen, damit es läuft
Ihre Mitarbeiter lernen, wie sie die Werkzeuge im Alltag bedienen und wo die Grenzen liegen. Schulung ist keine Zugabe, sondern Pflicht: Der EU AI Act verlangt sie.
Pflicht nach EU AI Act
Wählen Sie den Bereich, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst.
Büro und Verwaltung
Die Arbeit, die jeden Tag anfällt und nie fertig ist.
- Postfach vorsortieren
- Eingangsrechnungen auslesen und prüfen
- Automatische Ablage
- Mahnwesen
- Terminbestätigungen
- Bewertungsanfragen
- Social-Media-Posts und Kurzvideos
- Besprechungsprotokolle
- Interne FAQ für Mitarbeiter
- 18:42Neuanfrage, BauvorhabenVorqualifiziert, Termin Do 10:00 gebucht
- 20:07BestandskundeReklamation aufgenommen, Foto angefordert
- 22:14Wasserschaden, MieterinAls dringend erkannt, an Bereitschaft durchgestelltdurchgestellt
- 07:55LieferantRückruf notiert, in Postfach vorsortiert
- 09:30Ausgehend14 Terminerinnerungen bestätigt
Beispielhafter Ablauf. Jeder Assistent wird auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
Das Telefon klingelt auch um 22 Uhr. Jemand nimmt ab.
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, stellt Dringendes durch, qualifiziert Anfragen vor, bucht Termine und nimmt Reklamationen auf. Er kann auch selbst anrufen — etwa für Termin- oder Zahlungserinnerungen, mit Einwilligung Ihrer Kunden.
- Annehmen rund um die Uhr
- Dringendes durchstellen
- Anfragen vorqualifizieren
- Termine buchen
- Reklamationen aufnehmen
- Erinnerungen aktiv anrufen
Woran ich mich halte — und wann ich Ihnen von KI abrate.
KI ist kein Selbstzweck. Wenn sich die Rechnung nicht trägt, sage ich das — lieber vor dem Projekt als danach.
Ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht
KI macht Fehler. Deshalb endet kein Workflow bei mir mit automatischem Versand an Ihre Kunden.
Kundendaten nur in sauber eingerichtete Werkzeuge
Bei Versicherungen, Kanzleien und Architekten mit sensiblen Mandanten- und Projektdaten ist das die halbe Arbeit.
Wer KI einsetzt, schult sein Team
Das ist keine Empfehlung, sondern Vorgabe: Der EU AI Act verlangt Schulung der Mitarbeiter.
Was ich zeige, habe ich selbst umgesetzt
Jeder Workflow, den ich einrichte, läuft vorher bei mir im eigenen Betrieb.
- es kein konkretes Problem gibt
- der Ablauf selbst chaotisch ist
- die Aufgabe zu selten anfällt
- jeder Fall anders liegt
- es nur aus Angst vors Verpassen geschieht
- sich die Rechnung nicht trägt
Dann bekommen Sie von mir einen Vorschlag ohne KI — oder die Empfehlung, es zu lassen.
Was ich zeige, habe ich selbst gelernt, getestet und umgesetzt.
Mein Name ist Alexander Voth, ich bin Gründer und Inhaber von VOTH-IT. Aus dem klassischen IT-Support kenne ich die Technik Ihrer Mitarbeiter von innen: Rechner einrichten, Fehler beheben, IT-Sicherheit.
Seit Anfang 2025 ist mein Geschäftsmodell auf KI ausgerichtet. Ich betreue mittelständische Unternehmen und kleine Büros und stelle vor allem Buchhaltungs- und Büroprozesse auf KI-Workflows um.
Mein Ziel ist einfach: Ihr Büro verbringt weniger Zeit mit Papierkram und wieder mehr Zeit mit Kunden, Mandanten und Projekten.
Erzählen Sie mir, was in Ihrem Büro die meiste Zeit kostet.
Im ersten Gespräch schauen wir uns einen einzigen Ablauf an. Danach wissen Sie, ob sich KI dafür lohnt — und wenn nicht, sage ich Ihnen das auch.
- 02421 / 69 79 222
- info@voth-it.de
- Kölnstr. 93, 52351 Düren
- Antwort in der Regel am nächsten Werktag